Organizzare un evento è sinonimo di creatività, fantasia, emozione ma anche tanto impegno! Affinché si riveli un’iniziativa di successo, è necessario che ogni suo aspetto sia curato in ogni minimo dettaglio. Ed è importante anche sempre prevedere, in caso di ostacoli o piccoli imprevisti che possono comprometterne la realizzazione, un’eventuale alternativa all’altezza.

Un evento è un’attività che si svolge sempre “in diretta”, di conseguenza solo alcune piccolezze possono essere sistemate e organizzate al momento, ma una volta concluso è troppo tardi per correggerne i disguidi.  Nell’articolo di oggi vogliamo darvi delle diritte per capire come evitare gli eventuali problemi che si possono presentare durante un evento, con una pianificazione eccellente o affidandovi a degli esperti nel settore!

Ecco quali sono i 5 errori che si possono evitare!

1. Non organizzare un briefing

Non c’è spazio per l’improvvisazione! Assicuratevi di organizzare un briefing iniziale mettendo tutte le carte in tavola in modo da essere sicuri che non sfugga nessuna informazione a chi collabora all’evento insieme a voi. Spesso si sottovalutano dei dettagli che possono fare la differenza per la buona riuscita di un evento. Prendetevi del tempo per ricontrollare tutto quello che serve.

2. Non essere attenti nella scelta dei fornitori

Uno dei fattori più importanti è la scelta dei fornitori. Molte volte si tende a contattare i fornitori con servizi più economici per cercare di rientrare nei costi, ma state attenti a ricontrollare sempre il loro lavoro. Una scelta sbagliata può dar luogo a situazioni indesiderate difficili da recuperare.

Non utilizzare tecnologie all’avanguardia

Questo punto è legato al punto precedente, ma specialmente per gli eventi di grandi dimensioni con numerosi ospiti, la tecnologia usata dovrà essere di alto livello, altrimenti il rischio di brutte figure aumenterà!

4. Non pianificare una ristorazione all’altezza

Soddisfare i vostri invitati con un servizio impeccabile di ristorazione è una grande sfida! Per affrontarla dovrete mettere insieme tanti fattori, come l’orario dell’evento, la stagione, il numero di invitati e conoscere le diverse opzioni di menù che potreste scegliere.

5. Non affidarsi ad un team esperto

Arrivati a questo punto vi sarete resi conto dell’importanza di capire le difficoltà che troverete man mano che gestite l’evento. Bisogna pianificare e definire tutti gli aspetti e, se non vi sentite sicuri, affidatevi ad un team di professionisti degli eventi che vi possa indirizzare e guidare in tutte le vostre esigenze.

Non esitate a contattarci qualora foste interessati ad organizzare un evento, un meeting o un congresso. Saremo lieti di aiutarvi per garantirvi un evento di successo!